Módulo de Contabilidad

Información General

Un Esquema Contable es una combinación de los principios contables estándar nacionales, un método de coste y una moneda.

No hay que preocuparse acerca de que elementos introducir con cada transacción, Libertya genera todas las operaciones contables automáticamente ya que las cuentas de derivan de la operación del documento. Para esto, el Esquema Contable define las cuentas por defecto para uso en transacciones generadas por el sistema. Ejemplo contabilidad de las facturas.

Estas cuentas se usan como valor por defecto para las Entidades Comerciales, Almacenes, Proyectos, Banco, Impuesto y Libro de Caja. Puede ser cambiadas a nivel individual.

El objetivo es generar todos los registros contables. Consecuentemente, todas las cuentas necesarias están predeterminadas. Por ejemplo, si se vende un producto, se usara la cuenta de ventas para este producto. Esto permite definir las cuentas una única vez para ese producto. Entonces definimos una única vez y así no hay que preocuparse con las consecuencias contables cuando se crean nuevos documentos.

En Libertya el proceso de generar el asiento automático, también denominado procesado de contabilidad, puede ocurrir cuando un documento es procesado o puede hacerse en un modo por lotes cuando el servidor de aplicaciones esta configurado y corriendo, en este caso es automático para el usuario.

Con la arquitectura única de Libertya se puede también restablecer la contabilidad para toda o parte de su organización para acomodar cambios hechos en una organización. Cuando se genera un asiento en un periodo contable cerrado, causa un fallo en el procesamiento del asiento.

En la mayor parte de los casos no hay necesidad de realizar asientos manuales. Al contrario de la mayoría de los sistemas Libertya automáticamente genera y asienta las consecuencias contables o asientos en el libro diario para cada documento procesado, no hay necesidad de introducir asientos en el libro diario para las ventas diarias.

Algunos procedimientos sin embargo requieren de asientos manuales, incluyendo la depreciación de activo fijo, pago de dividendos, etc. en esas situaciones se debe introducir los asientos utilizando la ventan Carga de Asientos Manuales.

Esquema Contable

1. Acceder con el perfil “Administración” a la opción del menú, Contabilidad → Esquema Contable, el sistema presenta una ventana como lo muestra la Imagen 40.

2. Datos Generales

   • Control de Período Automático, permite controlar la apertura y cierre de períodos de forma manual, permitiendo el ingreso de comprobantes con fechas de meses anteriores.

Imagen 40: Esquema Contable → Datos Generales

Configuración de cuentas contables por defecto

1. Acceder a la pestaña Predeterminados, el sistema presenta una ventana como lo muestra la Imagen 41.
2. En esta pestaña puede modificarse los valores que por defecto el sistema asigna en el alta de entidades.

Imagen 41: Esquema Contable → Cuentas por Defecto

Elemento Contable

Permite la gestión del Plan de Cuentas de la organización.

1. Acceder con el perfil “Administración” a la opción del menú, Contabilidad → Elemento Contable, el sistema presenta una ventana como lo muestra la Imagen 42.
2. Acceder a la pestaña Valor del Elemento, , el sistema presenta una ventana como lo muestra la Imagen 43. Despliega en forma de árbol el plan de cuentas, permitiendo su gestión, modificando elementos, agregando y reubicando en el árbol y eliminando.

Imagen 42: Elemento Contable → Datos Generales

Imagen 43: Elemento Contable → Cuentas Contables

Nota: es necesario respetar las convenciones de nomenclatura de las cuentas contables a la vez que su correcto agrupamiento en el árbol.

Modificación de Cuentas Contables por defecto en registros

Para cualquier ítem se debe seguir el mismo procedimiento:

1. Acceder a la pestaña Contabilidad del registro. En nuestro ejemplo de la Cuenta de un Banco, el sistema presenta una ventana como lo muestra la Imagen 44.
2. Seleccionar la Organización.
3. Seleccionar en el campo Cuenta, la cuenta a cambiar.
4. Guardar los cambios.
5. Confirmar la operación presionando el botón verde.

Imagen 44: Cambio de Cuentas Contables

Asientos Manuales

1. Acceder con el perfil “Administración” a la opción del menú, Contabilidad → Carga de Asientos Manuales, el sistema presenta una ventana como lo muestra la Imagen 45.

2. Lote, el sistema presenta una ventana como lo muestra la Imagen 45:

   • Nro. de Documento, el sistema lo ingresa de forma automática en caso que no se especifique.
   • Descripción.
   • Tipo de Documento.
   • Fecha del Documento.
   • Fecha de Aplicación de CG.

Completar, es la opción para procesar el asiento una vez cargados el Diario y Líneas.

3. Diario, el sistema presenta una ventana como lo muestra la Imagen 46. Tipo de Documento. Fecha del Documento. Fecha de Aplicación de CG.

4. Línea, el sistema presenta una ventana como lo muestra la Imagen 47.

   • Cuenta Contable
   • Descripción.
   • Debe.
   • Haber.

Imagen 45: Carga de Asientos Manuales - Lote

Imagen 46: Carga de Asientos Manuales - Diario

Imagen 47: Carga de Asientos Manuales - Línea